PERANCANGAN DATA BASE SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN
DENGAN DBMS MICROSOFT (ACCES DAN SQL SERVER))
Hal mendasar dari struktur database yaitu model data, yaitu
sekumpulan cara untuk mendeskripsikan berbagai data, hubungannya
satu sama lain, semantiknya, serta batasan konsistensi. Untuk
memperlihatkan konsep dari model data, berikut ini akan diuraikan dua
model data yang paling populer, yaitu Model ERD (Entity Relationship
Diagram) dan Model Relasional. Keduanya menyediakan cara untuk
mendeskripsikan perancangan database pada peringkat logika. Selain
model data relasional dan ERD, sebenarnya ada banyak model data lain,
seperti Hierarkhis, Jaringan, dan Berorientasi Objek, dengan berbagai
keunggulan dan kekurangan masing-masing.
Model ERD
Model ERD (entity relationship diagram) dibuat berdasar
anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi objek-toobjek dasar yang
dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-
entitas itu. Entitas yaitu “sesuatu” atau “objek” pada dunia nyata yang
dapat dibedakan antara satu dengan yang lainnya, yang bermanfaat bagi
aplikasi yang akan kembangkan. Sebagai contoh, setiap orang yaitu
entitas dan rekening bank dapat dipertimbangkan sebagai sebuah
entitas.
Entitas dalam database dideskripsikan berdasar atributnya.
Sebagai contoh, nomor rekening membedakan suatu rekening yaitu
milik seseorang yang menyimpan uangnya dengan rekening milik orang
lain di suatu bank tertentu dan nomor-nomor rekening ini
merupakan atribut dari entitas rekening yang bersangkutan. Dalam hal
ini, nomor rekening secara unik membedakan sebuah rekening dengan
rekening yang lainnya. Beberapa rekening mungkin memiliki saldo yang
sama, namun mereka pasti memiliki nomor rekening yang berbeda.
Relationship yaitu hubungan antara beberapa entitas. Sebagai
contoh, mahasiswa “memiliki” arangtua, “memiliki” menjelaskan
hubungan tertentu antara memakai dengan orangtuanya. Dalam hal
ini, himpunan semua entitas dengan tipe yang sama dan himpunan
semua hubungan antar entitas dirujuk sebagai himpunan entitas (entity
set) dan himpunan relasi (relationship set). Secara skematik, database
dapat dideskripsikan secara grafis dengan ERD yang memiliki komponen-
komponen utama sebagai berikut:
• Empat-persegi-panjang, yang menggambarkan himpunan
entitas.
• Elips, yang menggambarkan atribut.
• Jajaran genjang, yang menggambarkan relasi/hubungan
antarentitas.
• Garis, yang menyatukan atribut-atribut pada entitas tertentu
serta menyatukan entitas-entitas dalam suatu relasi tertentu.
Gambar 1.1: Penggambaran Diagram ER
Sebagai contoh, Gambar 1.1 menunjukkan Diagram ER yang
menggambarkan hubungan antara entitas memakai dengan
Matakuliah. Model pada Gambar 1.1 di atas yaitu model
penggambaran Diagram ER secara umum. Penggambaran itu belum
memperlihatkan kardinalitas, yaitu jumlah suatu entitas yang
berhubungan dengan entitas yang lainnya.
1.2 Model Data Relasional
Model database relasional memakai sekumpulan tabel
berdimensi dua (biasa disebut tabel) yang merupakan tempat data
disimpan. Masing-masing tabel dalam model database relasional terdiri
dari baris dan kolom. Selain itu pada model database relasional juga
terdapat istilah key (kunci). Key yaitu satu atau gabungan beberapa
atribut yang dapat membedakan semua baris data dalam tabel secara
unik. Artinya jika suatu atribut dijadikan key, maka tidak boleh ada dua
atau lebih baris dengan nilai yang sama untuk kolom ini . Ada tiga
macam key yang dapat diterapkan pada suatu tabel, yaitu:
Superkey, yaitu merupakan satu atau lebih atribut yang dapat
membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.
Candidat-Key, yaitu merupakan kumpulan atribut minimal yang
dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara
unik. Sebuah candidat-key tidak boleh berisi atribut atau
kumpulan atribut yang telah menjadi super-key.
Primary-Key, yaitu merupakan candidat-key yang unik yang
dipakai sebagai acuan dan kunci utama. Perhatikan struktur
dan contoh data pada Tabel memakai , Matakuliah, dan Kuliah
(representasi dari hubungan mengambil antara entitas
memakai dan Matakuliah pada Diagram ER – Gambar 1.1).
Ketiga tabel di atas memperlihatkan seorang memakai yang
mengambil beberapa matakuliah, misalnya Riyanto (NIM=123456)
mengambil matakuliah Jaringan Syaraf Tiruan (No_MK=110011) dan
mendapatkan indeks nilai B, dan juga mengambil matakuliah Sistem
Pendukung Keputusan (No_MK=120012) dan mendapatkan nilai A.
Gambar 1.2: Satu memakai mengambil beberapa matakuliah
Di sisi yang lain, ada beberapa memakai yang mengambil satu
matakuliah yang sama, misalnya Riyanto (NIM=123456) dan Sugiharti
(NIM=123458) mengambil matakuliah yang sama, yaitu Jaringan Syaraf
Tiruan (No_MK=110011) dan keduanya mendapatkan indeks nilai B.
Model relasional yaitu contoh model berbasis record.
Dinamakan seperti itu karena database memiliki struktur record
berformat tertentu dimana masing-masing isinya memiliki tipe-tipe yang
berbeda, misalnya tipe data untuk NIM yaitu string[8] tentu berbeda
dengan tipe data untuk Nama yang mungkin juga bertipe data string
yang panjangnya tidak ditentukan, bergantung pada komputer tempat
aplikasi diimplementasikan). Dalam hal ini, setiap kolom pada tabel-
tabel mencerminkan atribut-atribut entitas yang bersangkutan yang
sering di jumpai di model konseptual ERD.
Dapat dilihat bahwa tabel-tabel dapat disimpan dalam file-file.
Sebagai contoh, karakter-karakter khusus, misalnya tanda koma “,”
mungkin dapat dipakai untuk memisahkan atribut-atribut yang
berbeda dalam suatu record, dan karakter-karakter khusus yang lainnya
dapat dipakai untuk memisahkan suatu record dengan record yang
lainnya. Model relasional menyembunyikan implementasi aras rendah
database dari pengembang dan pengguna aplikasi basis.
Model relasional yaitu abstraksi pada peringkat yang lebih
rendah dari ERD. Perancang database umumnya pertama kali
memakai ERD kemudian menerjemahkannya ke model relasional
untuk kemudian diimplementasikan di sistem database yang dipakai .
1.3 Keunggulan Database Relasional
Pendekatan database menawarkan keunggulan-keunggulan
dibandingkan sistem pemrosesan berkas tradisional. Keunggulan-
keunggulan yang dimaksud yaitu sebagai berikut:
1) Kemandirian Program dan Data. Pemisahan deskripsi data (meta
data) dari program aplikasi yang memakai data ini
dinamakan kemandirian data (data independence). Dengan
pendekatan database, deskripsi data disimpan di lokasi terpusat
yang dinamakan repository. Karakteristik sistem database ini
mengijinkan organisasi data berubah (sampai batas-batas
tertentu) tanpa mempengaruhi program aplikasi yang
memproses data ini (tidak memerlukan pemrograman
ulang – reprogramming) .
2) Mengurangi Pengulangan Data (Redundansi) yang Tidak Periu.
Sasaran perancangan dengan pendekatan database yaitu
menyatukan berkas-berkas data pada suatu struktur logika yang
tunggal. Setiap fakta primer direkam pada hanya satu tempat di
database. Misalnya, dari contoh di atas, IP seorang memakai
hanya tersimpan pada Tabel memakai . Pendekatan database
tentu saja tidak menghilangkan redundansi data sama sekali,
namun ia mengijinkan perancang secara hati-hati mengendalikan
redundansi. Sebagai contoh (Lihat Gambar 1.4) setiap NIM pada
Tabel Pengambilan Matakuliah harus berpasangan dengan NIM
pada Tabel memakai . Hal ini menegaskan bahwa ada relasi
antara Tabel memakai dan Tabel Pengambilan Matakuliah.
3) Memperbaiki Konsistensi Data. Dengan mengendalikan
redundansi, secara dramatis mengurangi kesempatan untuk
terjadinya ketidakkonsistenan data. Misalnya, pada Tabel
memakai , setiap NIM berpasangan dengan nama memakai
tertentu. Jika ingin merubah nama memakai tertentu, maka
cukup melakukannya hanya pada Tabel memakai . Pada tabel
Kuliah, tidak ditemukan kolom nama sehingga – seperti
diungkapkan sebelumnya – tidak perlu merubah nama
memakai pada tabel ini karena hal itu telah terwakili
dengan perubahan nama pada tabel memakai .
4) Memperbaiki Kesempatan Berbagi Data (Data Sharing).
Database dirancang untuk berbagi sumberdaya data dalam
organisasi. Pengguna dengan hak tertentu (yang diatur
sebelumnya oleh administrator database) dapat mengakses
bagian tertentu dalam database, di manapun pengguna ini
berada dalam organisasi.
5) Menambah Produktivitas Pengembangan Program Aplikasi.
Salah satu keunggulan pendekatan database yaitu
pengurangan waktu dan biaya untuk mengembangkan aplikasi
bisnis yang baru. Ada 2 alasan yang memungkinkan aplikasi
database dikembangkan dengan cara yang lebih cepat
dibandingkan aplikasi yang mengakses berkas data pada
pendekatan tradisional, yaitu:
Dengan mengasumsikan bahwa database telah dirancang
dan diimplementasikan, pemrogram cukup berkonsentrasi
pada fungsi spesifik yang dibutuhkan oleh aplikasi baru
tanpa perlu memusingkan perancangan berkas data atau
rincian implementasi aras rendah.
Sistem manajemen database menyediakan sejumlah tool
seperti pembuatan form dan generator laporan (report
generator) dan bahasa tingkat tinggi dapat
mengotomatisasi beberapa aktivitas perancangan database
dan implementasinya.
6) Memaksakan Standar. Saat pendekatan database
diimplementasikan dengan dukungan manajemen secara penuh,
administrasi data dan administrasi database dapat dilakukan
oleh seseorang yang memang ditunjuk untuk hal itu. Dengan
pengelolaan database pada satu tangan, ia dapat diberi
tanggung jawab untuk memaksakan standar database untuk
keseluruhan organisasi. Standar yang dimaksud antara lain
yaitu : tata cara penamaan, standar kualitas data, serta
prosedur yang seragam untuk mengakses, memperbaharui,
serta melindungi data. Repository memungkinkan administrator
database memaksakan standar itu dengan sekumpulan kakas
yang berdaya guna.
7) Memperbaiki Kualitas Data. Kualitas data yang rendah selama ini
telah menjadi pusat perhatian dalam organisasi-organisasi skala
besar. Pendekatan database menyediakan sejumlah kakas dan
proses untuk memperbaiki kualitas data. Dua diantaranya
yaitu :
Perancang database dapat menspesifikasi batasan-batasan
integritas (untuk memelihara konsistensi data) yang dapat
dipaksakan oleh sistem database.
Salah satu sasaran dari data warehousing yaitu
meletakkan hanya data-data yang berkualitas pada data
warehouse.
8) Memperbaiki Akses Data. Dengan database bertipe relasional,
pengguna tanpa pengetahuan dan pengalaman pemrograman
dapat memanggil dan menampilkan data-data tertentu sesuai
hak yang dimilikinya, meskipun cara mendapatkannya mungkin
melewati batas-batas departemen dimana pengguna itu berada.
Suatu cara untuk melakukannya yaitu hanya dengan
menuliskan pernyataan-pernyataan SOL yang implementasinya
dilakukan oleh sistem database, tanpa pengguna perlu tahu
teknik-teknik algoritma-algoritma yang diadaptasi dan
diimplementasi sistem database untuk mendapatkan data-data
itu.
9) Mengurangi Biaya Pemeliharaan Program. Data yang tersimpan
harus diubah karena beberapa alasan: tipe data baru
ditambahkan, format data berubah, dan sebagainya. Pada
sistem pemrosesan berkas, deskripsi data dan logika untuk
mengakses data bersatu dalam suatu program aplikasi.
Akibatnya, perubahan format data dan metoda akses data akan
mengakibatkan pemrogram harus merubah program.
1.4 Bahasa Database
Sistem database menyediakan bahasa untuk mendefinisikan
database (data definition language – DDL) dan memanipulasi database
(data manipulation language – DML) untuk melakukan operasi-operasi
tertentu pada database. Dalam prakteknya, kedua jenis bahasa
database itu tidak benar-benar dapat dipisahkan secara tegas. Saat ini
keduanya merupakan bagian dari bahasa database tunggal yang disebut
SQL (structured query language) yang merupakan bahasa database
standar untuk database bertipe relasional.
1.4.1 DDL (Data Definition Language)
Pada umumnya mendefinisikan skema database dengan
sekumpulan definisi yang diekspresikan dengan bahasa khusus yang
dinamakan DDL (Data Definition Language). Sebagai contoh, tabel
memakai mungkin didefinisikan dengan cara berikut:
create table memakai
(NIM char(8), Nama char(30), IP real)
Eksekusi pernyataan DDL di atas menciptakan tabel memakai . Sebagai
tambahan, pernyataan di atas juga menciptakan apa yang dinamakan
kamus data (data dictionary). Kamus data yaitu suatu himpunan dari
metadata (suatu data yang menerangkan data lainnya). Skema tabel
yaitu suatu contoh dari metadata. Sistem database akan membaca
kamus data sebelum membaca atau memodifikasi data yang
sebenarnya.
Menentukan spesifikasi struktur tempat penyimpanan dan
metode akses memakai pernyataan khusus DDL dinamakan data
Storage and Definition Language. Pernyataan-pernyataan ini
mendefinisikan rincian implementasi skema database, yang pada
umumnya tersembunyi dari pengguna.
Data yang tersimpan pada database biasanya memiliki batasan-
batasan (constraint) tertentu (Misalnya nilai IP tidak boleh lebih kecil
dari 0 dan tidak boleh lebih besar dari 4). Dalam hal ini DDL dapat
dipakai untuk menentukan batasan-batasan database ini ,
sistem database memeriksa batasan-batasan saat database disisipkan
dan diperbaharui.
1.4.2 DML (Data Manipulation Language)
DML (Data Manipulation Language) yaitu bahasa yang
memungkinkan pengguna untuk mengakses atau memanipulasi data
dalam sistem database yang bertipe relasional. Pada dasarnya ada 2
jenis DML, yaitu:
DML Prosedural yang menghendaki pengguna untuk
menspesifikasi data apa yang diperlukan dan bagaimana cara
mendapatkan data itu. Ini dapat dilakukan dengan bahasa-
bahasa pemrograman yang mampu mengakses database
(Misalnya: PHP dan ASP).
DML Deklaratif (DML Non Prosedural) yang menghendaki
pengguna untuk menspesifikasi data apa yang diperlukan tanpa
harus menspesifikasi bagaimana caranya mendapatkannya.
Contoh dari DML Non Prosedural ini yaitu SOL (Structured
Query Language).
DML Deklaratif pada umumnya relatif mudah dipelajari dan
dipakai dibandingkan DML Prosedural karena tidak harus
menentukan bagaimana caranya mendapatkan data yang dibutuhkan,
sistem database relasional akan menentukan sendiri cara-cara yang
efisien untuk mendapatkan data ini , menyangkut algoritma yang
akan dipakai , strategi-strategi untuk mengoptimalkan kinerja proses,
dan sebagainya. Manipulasi data pada database umumnya meliputi hal-
hal sebagai berikut ini.
a. Pemanggilan informasi yang tersimpan pada database (query).
b. Penambahan informasi baru pada database.
c. Penghapusan informasi yang tidak diperlukan lagi pada
database.
d. Modifikasi informasi yang ada pada database.
1.5 Perintah SQL
SQL (dibaca “ess-que-el”) dipakai untuk berkomunikasi
dengan database. Menurut ANSI (American National Standards
Institute), SQL merupakan bahasa standar untuk sistem manajemen
database relasional. Perintah SQL dipakai untuk melakukan tugas-
tugas seperti perbaruan data, atau mengambil data dari database.
Beberapa sistem manajemen database relasional umum yang
memakai SQL yaitu : Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server,
Access, MySQL dan lain-lain. Meskipun sebagian besar sistem database
memakai SQL, kebanyakan dari mereka juga memiliki ekstensi
tambahan milik mereka sendiri yang biasanya hanya dipakai pada
sistem mereka. Meskipun demikian, perintah-perintah SQL standar
seperti Select, Insert, Update, Delete, Create dan Drop, dapat
dipakai pada seluruh sistem database relasional yang ada saat ini.
Pada bab ini akan dibahas dasar-dasar perintah SQL serta penggunaanya
dalam operasi database.
Lebih lanjut, query yaitu pernyataan yang meminta
pemanggilan informasi tertentu dari database. Sebagian dari DML
dinamakan bahasa query. Meskipun tidak terlalu tepat, orang sering
menyebut seluruh DML sebagai bahasa query. Suatu pernyataan query
untuk menampilkan data-data memakai yang memiliki IP (indeks
prestasi) lebih besar atau sama dengan 2.75 yaitu sebagai berikut:
SELECT * FROM memakai WHERE IP >= 2.75
Perhatikan! Pada pernyataan SOL di atas hanya menyebutkan informasi-
informasi yang dibutuhkan dan tidak menyebutkan bagaimana caranya
mendapatkannya. Pada dasarnya pernyataan SOL di atas oleh kompiler
akan diterjemahkan ke algoritma-algoritma tertentu yang
memungkinkan akses paling efisien pada database. Berikut disajikan
beberapa perintah SQL yang akan dibahas pada bab ini.
11
1.5.1 Perintah SQL Dasar
• SELECT, dipakai untuk memfilter atribut-atribut dari relasi
(tabel) berdasar kondisi yang mengikutinya.
• FROM, dipakai untuk menunjukkan dari relasi mana data
yang akan difilter.
• WHERE, dipakai untuk membuat suatu kondisi.
• GROUP BY, dipakai untuk mengelompokkan data
berdasar atribut tertentu.
• HAVING, dipakai untuk mendukung klausa GROUP BY, yakni
untuk menentukan kondisi bagi klausa GROUP BY.
• AVG, dipakai untuk menghitung rata-rata.
• COUNT, dipakai untuk menghitung cacah data.
• MAX, dipakai untuk memperoleh nilai terbesar
• MIN, dipakai untuk memperoleh nilai terkecil.
• SUM, dipakai untuk memperoleh jumlahan data.
• Dan berbagai perintah SQL lainnya.
1.5.2 Sub-Query
Subquery berarti query di dalam query. Dengan memakai
subquery, hasil query akan menjadi bagian dari query lain. Subquery
terletak di dalam klausa WHERE atau HAVING. Pada klausa WHERE,
subquery dipakai untuk memilih baris-baris tertentu, yang kemudian
dipakai oleh query. Sedangkan pada klausa HAVING, subquery
dipakai untuk memilih kelompok baris, yang kemudian dipakai
oleh query.
• EXISTS, dipakai untuk memeriksa keadaan baris yang
dihasilkan query terhadap yang dihasilkan oleh subquery.
• ANY, dipakai berkaitan dengan subquery, hampir mirip
dengan memilih namun dengan operasi OR (lihat contoh
penerapan perintah ANY di bagian pembahasan).
• ALL, dipakai untuk melakukan pembandingan dengan
subquery. Kondisi dengan ALL menghasilkan nilai true jika
subquery tidak menghasilkan apapun atau jika pembandingan
menghasilkan true untuk setiap nilai query terhadap hasil
subquery.
1.5.3 Perintah SQL untuk Banyak Tabel
Perintah SQL ini dipakai untuk menggabungkan informasi dari
berbagai tabel yang terhubung. Perintah yang dimaksud diantaranya
yaitu sebagai berikut.
• UNION, merupakan operator yang dipakai untuk
menggabungkan hasil query.
• JOIN, dipakai untuk menggabungkan dua tabel atau lebih
dengan hasil berupa gabungan dari kolom-kolom yang berasal
dari tabel-tabel ini . Pada JOIN sederhana, tabel-tabel
digabungkan dan didasarkan pada pencocokan antara kolom
pada tabel yang berbeda. Ada beberapa perintah JOIN pada
Access, yakni INNER JOIN, LEFT JOIN, dan RIGHT JOIN.
Membuat Database SIM
Perpustakaan dengan
Microsoft Access
Pada bab ini akan dibahas langkah perancangan database untuk
aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIM Perpus) dengan
Microsoft Access (selanjutnya disebut “Access”).
2.1 Daftar Informasi Yang Dibutuhkan
Langkah awal dalam perancangan suatu database yaitu
mengumpulkan terlebih dahulu segala informasi yang berkenaan dengan
sistem database yang akan dirancang. berdasar informasi-informasi
yang ada inilah selanjutnya dilakukan beberapa normalisasi sehingga
menjadi tabel awal rancangan. Dari tabel awal yang di dapat, dilakukan
analisis ulang, apakah sudah normal? Jika belum lakukan tahap
normalisasi berikutnya sampai terbentuk rancangan daftar tabel yang
benar-benar sudah normal, setelah itu baru diimplementasikan ke dalam
aplikasi penyedia layanan database, seperti Microsoft Access, Interbase,
Microsoft SQL Server dan lain-lain. namun dalam hal ini kita
memakai Microsoft Access. Berikut yaitu beberapa informasi
minimal yang dapat dikumpulkan berkenaan dengan SIM Perpustakaan
Kampus.
Tabel 2.1: Daftar Informasi Tentang Perpustakaan
Judul Buku
Deskripsi Buku
Kode Buku
Kode Penerbit
Kode Pengarang
Tahun Terbit
ISBN
Kota Terbit
Nama Pengarang
No. Telpon Pengarang
Nama Penerbit
Jenis Buku
Jumlah Buku
No. DCC
Tgl. Pinjam
Tgl. Kembali
Tgl. Harus Kembali
Denda
NIM Anggota
Nama Anggota
No. Anggota
Alamat Anggota
Fakultas
Jurusan
Prodi
Angkatan
JenisKelamin
2.2 Rancangan Tabel SIM Perpustakaan
berdasar informasi yang didapat dan dilakukan proses
normalisasi maka dihasilkan daftar rancangan tabel berikut ini.
TB.SIRKULASI
TB.DAFTAR_BUKU
Field Tipe Ket Field Tipe Ket
Kode_Buku Number(10) + Kode_buku Number(10) *
No_Anggota Number(10) + ISBN Text(20) +,U
Tgl_Pinjam Date
Tgl_Harus_kembali Date
Tgl_Kembali Date
Denda Number(10)
TB.INFO_BUKU TB.JENIS_BUKU
Field Tipe Ket Field Tipe Ket
ISBN Text(20) * Kode_DCC Text(20) *
DCC Text(20) Jenis_Buku Text(50)
Judul Text(100)
Deskripsi Text(255)
Kode_Pengarang Number(10) +
Kode_Penerbit Number(10) +
Tahun_Terbit Number(4)
TB.ANGGOTA
TB.PRODI
Field Tipe Ket Field Tipe Ket
No_Anggota Number(10) * Kode_Prodi Number(10) *
NIM Text(20) Nama_prodi Text(50)
Nama Text(40) Jurusan Text(50)
Alamat Text(100) Fakultas Text(50)
Jenis_kelamin Number(1) 0=P;
1=L;
Anggkatan Number(4)
Kode_Prodi Number(10) +
TB.PENGARANG TB.PENERBIT
Field Tipe Ket Field Tipe Ket
Kode Number(2) * Kode Number(10) *
Nama Text(50) Nama Text(50)
No_Telpon Text(30) Kota Text(50)
Keterangan :
* : Primary key.
+ : Foreign Key.
U : Unique key.
2.3 Membuat Database Aplikasi SIM Perpustakaan
Untuk membuat database baru yang masih kosong, langkahnya
yaitu sebagai berikut:
1) Jalankan program aplikasi Access (dalam hal ini Microsoft Access
2007), akses menu Featuring.
2) Pada bagian New Blank Database, klik ikon Blank Database
seperti yang ditunjukkan Gambar 2.1.
Gambar 2.1: Bagian New Blank Database
3) Setelah halaman Blank Database, klik tombol untuk
menentukan direktori simpan database yang akan dibuat.
Gambar 2.2: Kotak dialog Blank Database
4) Setelah muncul kotak dialog File New Database (Gambar 2.3),
arahkan ke direktori simpan yang diinginkan (misal “e:\Lantip\”)
dan tentukan nama file database yang akan dibuat (misal
“dbperpus”), klik tombol [OK].
Gambar 2.3: Kotak dialog File New Database
5) Jika tidak ada kesalahan, maka Anda akan dibawa kembali ke
halaman Blank Database dengan konfigurasi direktori dan nama
yang telah ditentukan. Perhatikan Gambar 2.4 berikut ini.
Gambar 2.4: Halaman Blank Database setelah dikonfigurasi
6) Jika berhasil, maka di header halaman utama Access akan
muncul nama database “dbperpus” seperti Gambar 2.5 berikut
ini.
Gambar 2.5: Header halaman utama Access
2.4 Tabel dan Tipe Data
Setelah selesai membuata database baru yang masih kosong,
langkah berikutnya yaitu membuat tabel pada databasesesuai
rancangan telah ditetapkan. Sebelum lebih teknis membuat tabel,
berikut yaitu istilah-istilah yang dipakai dalam pembuatan tabel
pada Access:
Field, tempat dimana data atau informasi dalam kelompok yang
sama atau sejenis dimasukkan. Field pada umumnya tersimpan
dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
Record, merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal, yang
biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horisontal pada
tabel.
Sedangkan, berikut ini yaitu daftar tipe data yang dipakai
untuk membuat tabel dalam Access:
Text, dapat menerima huruf, angka, spasi, dan tanda baca. Sebuah
data berisi jenis data teks dapat menampung hingga 255 karakter
atau sebanyak lebar yang kita tentukan dalam property FieldSize.
Memo, dapat menerima teks apa saja sebagai catatan atau
keterangan dengan panjang maksimal 65535 karakter.
Number, berisi data bilangan yang dipakai untuk perhitungan
matematis.
Date/Time, hanya dapat menerima tanggal/waktu. Berisi nilai data
tanggal dan waktu untuk tahun 100 sampai dengan 9999.
Currency, berisi nilai uang dan data bilangan yang dipakai dalam
perhitungan matematis terhadap data dengan 1 sampai 4 angka di
belakang tanda desimal. Tipe data ini memiliki ketelitian sampai 15
digit disebelah kiri dan 4 digit di sebelah kanan tanda desimal.
AutoNumber, berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak
yang unik yang secara otomatis diberikan oleh Access jika record
baru ditambahkan dalam tabel. Tipe data ini dapat diubah-ubah
nilainya oleh user. Properti Fieldsize dari tipe data ini dapat berupa
Long Integer atau Replication ID.
Yes/No, berisi nilai YES atau NO, atau field yang hanya memiliki dua
kemungkinan nilai (Yes/No, True/False, atau On/Off) tergantung
kasus yang ditangani. Pada implementasinya, kolom Jenis Kelamin
juga bisa dipakai tipe ini, misalkan Yes untuk “Laki-laki” dan No
untuk “Perempuan”).
OLE Object, berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan
(embedded) ke dalam tabel Access.
Hyperlink, dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar bisa
terkait dengan object atau data yang tersimpan di lokasi tertentu.
Lookup Wizard, memungkinkan kita untuk memilih nilai dari tabel
lain atau dari daftar nilai yang didefinisikan sendiri dengan
memakai list box atau combo box.
2.5 Membuat Tabel Baru
Dalam Access tersedia beberapa fasilitas untuk membuat tabel
baru, yaitu Create Table in Design View, Create Table in by Using
Wizard, dan Create Table in by Entering Data. namun dalam hal ini akan
dipakai fasilitas Create Table in Design View. Adapun langkahnya
yaitu sebagai berikut :
1) Buka file database yang telah kita buat (dbperpus.accdb), kemudian
pada tab Create, klik ikon Table Design.
Gambar 2.6: Ikon Table Design pada tab Create
2) Setelah muncul jendela Table Design View, lakukan pendefinisian
struktur tabel dengan cara mengisi nama kolom (field name) dengan
panjang maksimum 64 karakter, tipe data (data type) dan
keterangan (bila ada).
Gambar 2.7: Proses membuat tabel tAnggota
3) Setelah seluruh kolom didefinisikan, langkah selanjutnya yaitu
menetapkan kunci utama (primary key), yaitu dengan menyorot
horisontal kolom yang dimaksud, kemudian klik ikon tombol yang
ada di bagian atas.
Gambar 2.8: Proses penentuan primary key
4) Jika diperlukan, Anda dapat mengisi Field Property yang ada di
bawahnya. Tampilan Field Property berbeda-beda untuk tiap kolom,
tergantung pada tipe datanya. Berikut ini beberapa properti yang
ada dalam Access:
Field Size, dipakai untuk menentukan lebar maksimum untuk
data yang disimpan dalam suatu field. Field size diperuntukkan
bagi tipe data Text, Number dan AutoNumber.
Format, dipakai untuk mengatur tampilan angka, tanggal,
waktu dan teks yang ditampilkan di layar maupun printer. Anda
dapat memakai salah satu format yang telah terdefinisi
atau membuat sendiri memakai simbol-simbol format.
Properti format berbeda-beda untuk setiap tipe data.
Input Mask, dipakai untuk menentukan tampilan pada saat
data dimasukkan, juga dipakai untuk mengendalikan nilai
yang dapat dimasukkan.
Decimal Places, untuk menentukan jumlah angka desimal yang
ditentukan.
Caption, untuk menampilkan informasi yang berguna untuk user
sebagai judul kolom atau laporan.
Default Value, dipakai untuk menentukan nilai yang otomatis
diisikan ke dalam suatu kolom ketika record baru diinputkan.
Properti ini tidak berlaku untuk jenis data AutoNumber dan OLE
Object.
Validation Rule, dipakai untuk membatasi atau memasukkan
data pada kolom tertentu.
Validation Text, dipakai untuk menampilkan keterangan atau
pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan
batasan data yang telah ditentukan pada kolom tertentu.
Required, dipakai untuk menentukan apakah sebuah kolom
harus diisi atau tidak. Jika dipilih Yes, maka setiap kali
mengisikan record baru, Anda harus mengisikan nilai ke dalam
kolom ini. Jika isinya No, Anda boleh mengosongkannya.
Allow zero Length, dipakai untuk menentukan validitas data
dalam sebuah kolom. Bernilai Yes, jika data ini dianggap
VALID, dan No jika jika dianggap TIDAK VALID. Properti ini hanya
berlaku untuk tipe data Text, Memo dan Hyperlink.
Indexed, dipakai untuk membuat index pada kolom tertentu.
Dan berbagai atribut properti lainnya dapat Anda pelajari
sendiri. Gambar 2.9 berikut ini merupakan tampilan Field
Properties.
Gambar 2.9: Bagian Field Properties
5) Setelah selesai melakukan pendefinisian struktur tabel, simpanlah
hasil pendefinisian ini dengan cara mengklik ikon tombol .
Setelah muncul kotak dialog Save As, masukkan nama tabel (misal
“tAnggota”) dan klik tombol [OK].
Gambar 2.10: Proses simpan tabel “tAnggota”
6) Dengan cara yang sama, dapat dibuat tabel lain yang diperlukan
dalam database yang bersangkutan. Berikut yaitu tabel-tabel yang
telah dibuat untuk aplikasi SIM Perpus.
Gambar 2.11: Struktur tabel tAnggota dan tDaftar_Buku
Gambar 2.12: Struktur tabel tInfo_Buku dan tJenis_Buku
Gambar 2.13: Struktur tabel tPenerbit dan tPengarang
Gambar 2.14: Struktur tabel tProdi dan tSirkulasi
2.6 Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel
Pada saat merancang suatu sistem informasi yang memerlukan
database yang besar, Anda mungkin perlu mengaitkan atau membuat
hubungan antara suatu tabel dengan tabel lainnya. Dengan tujuan agar
database yang dirancang bisa lebih efisien dan efektif.
2.6.1 Membuat Hubungan Antar Tabel
Hubungan antar tabel bekerja dengan mencocokkan data dalam
kolom kunci, biasanya berupa kolom yang memiliki tipe data yang sama
pada kedua tabel yang memiliki hubungan. Pada umumnya, kolom-
kolom yang bersesuaian ini yaitu primary key pada tabel yang satu,
yang memberikan identitas unik bagi tiap record dalam tabel ini
dan foreign key pada tabel yang lainnya. Untuk membuat hubungan
antar tabel, langkahnya yaitu sebagai berikut :
1) Pastikan file database yang tabelnya akan dihubungkan telah aktif,
kemudian dari tab menu Database Tools klik ikon Relationships.
2) Setelah muncul kotak dialog Show Table akan ditampilkan, klik dan
pilih nama tabel yang ingin dihubungkan. Kemudian klik tombol
[Add]. Untuk memilih beberapa tabel sekaligus, lakukan pemilihan
sambil menekan tombol [Ctrl] pada keyboard Anda.
Gambar 2.15: Kotak dialog Show Table
3) Klik tombol [Close], untuk menutup kotak dialog Show Table diatas,
sedangkan jika ingin kotak dialog ini tampil kembali, pilih menu tab
Relationships Tools dan klik ikon tombol [Show Table].
Gambar 2.16: Ikon tombol [Show Table]
4) Untuk membuat hubungan antar tabel, Anda cukup tekan-geser
(drag) nama kolom yang ingin gunakan sebagai kunci penghubung
ke posisi nama kolom pada tabel yang diinginkan. Sebagai contoh
drag kolom No_Anggota yang berada pada tabel tAnggota ke posisi
kolom No_Anggota yang berada pada tabel tSirkulasi.
Gambar 2.17: Kotak dialog Edit Relationships
5) Setelah muncul kotak dialog Edit Relationships, pastikan nama
kolom yang akan dijadikan kunci penghubung sudah sesuai, klik
tombol perintah [Create]. Untuk relasi antar tabel yang lain dapat
dilakukan dengan langkah yang sama. Gambar 2.18 berikut ini
merupakan tampilan hubungan antar-tabel yang terlibat dalam
database dbperpus.accdb.
Gambar 2.18: Relasi antar tabel pada jendela Relationships
2.6.2 Mengatur Hubungan Antar Tabel
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, hubungan antar tabel
dihubungkan oleh kolom penghubung. Apabila diperlukan, Anda dapat
mengatur hubungan antar tabel ini dengan memakai langkah
sebagai berikut:
1. Pada jendela Relationships yang sedang ditampilkan, pilih dann klik
dua kali (double clicked) garis penghubung antar tabel yang ingin
diatur. Misalkan garis yang menghubungkan kolom No_Anggota
pada tabel tAnggota dan kolom No_Anggota yang berada pada
tabel tSirkulasi.
2. Setelah muncul kotak dialog Edit Relationships, Anda dapat
mengubah kolom penghubung yang sekarang dipakai dengan
kolom penghubung yang lain, kemudian klik tombol [OK].
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengaturan
hubungan antar tabel yaitu sebagai berikut.
1) Apabila Anda memberi tanda CENTANG pada opsi Enforce
Referential Integrity, maka tanda jenis hubungan antar tabel akan
ditampilkan. Contoh hubungan ONE-TO-MANY (hubungan antara
tabel tAnggota dan tSirkulasi) ditunjukkan seperti Gambar 2.17 di
atas.
2) Anda dapat melakukan dua pengecualian terhadap REFERENTIAL
INTEGRITY, yakni dengan memilih atau klik pada opsi berikut ini :
Cascade Update Related Fields, perubahan record pada kolom
PRIMARY KEY (TABEL SUMBER) secara otomatis akan
mengubah nilai pada record-record yang bersesuaian pada
kolom FOREIGN KEY (TABEL TUJUAN yang memiliki hubungan
dengan TABEL SUMBER).
Cascade Delete Related Records, penghapusan record pada
TABEL SUMBER secara otomatis akan menghapus record-record
yang bersesuaian pada TABEL TUJUAN.
3) Gambar 2.19 berikut ini merupakan hubungan antar tabel yang
menunjukkan jenis hubungan antar tabel penyusun aplikasi SIM
Perpus.
Gambar 2.19: Jenis hubungan antar tabel pada jendela Relationships
2.7 Penggunaan SQL melalui Fitur Query
Access menawarkan metode fleksibel dalam pengambilan data
yang memungkinkan Anda mencari informasi yang dibutuhkan untuk
menjawab pertanyaan tertentu. Filter memungkinkan Anda
mengeluarkan data yang tidak relevan, memberi Anda tampilan yang
jelas terhadap data yang diinginkan. Sebagaimana struktur tabel diatas,
sebelum dibahas perintah SQL, berikut disajikan beberapa contoh data
(record) pada masing-masing tabel yang akan dipakai uji coba
penerapan perintah SQL.
Untuk lebih memahami tentang perintah SQL, berikut ini
disajikan beberapa contoh penerapan SQL pada satu tabel, nested SQL
atau subquery, dan SQL pada multi tabel. Untuk memulai memakai
perintah SQL, langkah awal yang perlu dilakukan yaitu sebagai berikut:
1) Pada tab menu Create, klik ikon tombol [Query Design].
2) Setelah muncul jendela Query (biasanya diberi nama “Query1”)
yang dibarengi kotak dialog Show Table, klik tombol [Close].
3) Pada jendela Query, klik kanan dan pilih menu SQL VIEW sehingga
jendela Query berubah menjadi SQL EDITOR dengan perintah awal
yang muncul, yaitu “SELECT”. Melalui jendela Query-SQL EDITOR
inilah perintah SQL diketik dan dieksekusi.
2.7.1 Penerapan SQL pada Satu Tabel
1) Menampilkan seluruh data yang ada pada tabel tAnggota yang
diurutkan berdasar kolom Nama.
SELECT *
FROM tAnggota
ORDER BY Nama;
Untuk menghindari penulisan ulang kode SQL yang telah diketik,
Anda dapat menyimpan perintah SQL ini dalam bentuk
Query. Caranya, cukup klik kanan bagian header jendela Query dan
pilih menu Save. Setelah muncul kotak dialog Save As, masukkan
nama Query yang diinginkan (misal “qrAnggota1”) dan klik tombol
[OK].
Gambar 2.31: Proses simpan SQL dalam bentuk Query pada Access
Jika tidak terjadi kesalahan, maka akan muncul nama Query yang
disimpan dalam daftar komponen Query.
2) Menampilkan data Nama, NIM dan Jenis Kelamin yang ada pada
tabel tAnggota dengan mengganti nilai 1 (satu) menjadi “Laki-laki”
dan 0 (nol) menjadi “Perempuan”, dan diurutkan berdasar
kolom Nama, kemudian simpan dengan nama “qrAnggotaJK”.
SELECT Nama, NIM, iif(Jenis_Kelamin=1, 'Laki-laki',
'Perempuan') AS JK
FROM tAnggota
ORDER BY Nama;
Output:
3) Menampilkan data Nama, NIM, Angkatan dan Alamat yang ada
pada tabel tAnggota yang memenuhi kondisi Tahun Angkatan
Ganjil dan diurutkan berdasar kolom Nama dan Angkatan,
kemudian simpan dengan nama “qrAnggotaThnGanjil”.
SELECT Nama, NIM, Angkatan, Alamat
FROM tAnggota
Where (Angkatan mod 2 = 1)
ORDER BY Nama, Angkatan;
Output:
4) Menampilkan jumlah anggota yang dikelompokkan berdasar
kolom Jenis_Kelamin, kemudian simpan dengan nama
“qrAnggotaRekapJK”.
SELECT iif(Jenis_Kelamin=1, 'Laki-laki', 'Perempuan')
AS JK, COUNT(*) as Total
FROM tAnggota
GROUP BY Jenis_Kelamin;
Output:
Gambar 2.35: Hasil eksekusi query qrAnggotaRekapJK
5) Menampilkan data Kota yang ada di dalam tabel Penerbit yang
jumlahnya lebih dari 1 (satu),kemudian simpan dengan nama
“qrPenerbitRekapKota” .
SELECT Kota, Count(*) AS Total
FROM tPenerbit
GROUP BY Kota
Having Count(*)>1;
Output:
Gambar 2.36: Hasil eksekusi query qrPenerbitRekapKota
6) Menampilkan data Kode, Nama dan Kota yang ada di dalam tabel
tPenerbit yang memenuhi kondisi dalam kota ini (Yogyakarta
dan Sleman) terdapat lebih dari satu penerbit, kemudian simpan
dengan nama “qrPenerbitKota1”.
SELECT *
FROM tPenerbit
Where Kota in ('Yogyakarta', 'Sleman');
Output:
Gambar 2.37: Hasil eksekusi query qrPenerbitKota1
7) Menampilkan data Kode_Buku dan total berapa kali dipinjam
dalam tabel tSirkulasi, kemudian simpan dengan nama
“qrSirkulasiQty”.
SELECT Kode_Buku, Count(*) as Tot_Dipinjam
FROM tSirkulasi
GROUP BY Kode_Buku;
Output:
Gambar 2.38: Hasil eksekusi query qrSirkulasiQty
8) Menampilkan seluruh data pada tabel tInfo_Buku yang judulnya
mengandung kata “pendidikan”, kemudian simpan dengan nama
“qrInfoBukuFilter”.
SELECT *
FROM tInfo_buku
WHERE judul LIKE "*pendidikan*";
Output:
Gambar 2.39: Hasil eksekusi query qrInfoBukuFilter
9) Menampilkan 40 persen teratas dari seluruh informasi yang ada
pada tabel tInfo_Buku.
SELECT TOP 40 PERCENT *
FROM tInfo_Buku;
Output:
Gambar 2.40: Hasil eksekusi query qrInfoBukuTop40
10) Menyimpan seluruh isi tabel tInfo_Buku dengan nama yang lain,
biasanya dipakai untuk membuat temporary table, kemudian
simpan dengan nama “qrTempInfoBuku”.
SELECT *
FROM tInfo_Buku AS Temp_InfoBuku;
Output:
Gambar 2.41: Hasil eksekusi query qrTempInfoBuku
2.7.2 Penerapan Nested SQL (Sub-Query)
1) Menampilkan data Kode, Nama dan Kota yang ada di dalam tabel
tPenerbit yang memenuhi kondisi dalam kota ini (Yogyakarta
dan Sleman) terdapat lebih dari satu penerbit, kemudian simpan
dengan nama “qrPenerbitKota2”.
SELECT Kode, Nama, Kota
FROM tPenerbit
WHERE Kota in (SELECT Kota FROM tPenerbit GROUP BY
Kota HAVING Count(*)>1);
Output:
Gambar 2.42: Hasil eksekusi query qrPenerbitKota2
2) Menampilkan informasi buku terbaru (dalam hal ini diwakili oleh
Judul dan Tahun Terbit), dengan membandingkan tahun terbit
dengan semua tahun terbit yang lain, tahun terbit yang paling besar
yang ditampilkan, kemudian simpan dengan nama
“qrInfoBukuBaru”.
SELECT Judul, Tahun_Terbit
FROM tInfo_Buku
WHERE Tahun_terbit>=all(SELECT Tahun_Terbit FROM
tInfo_Buku);
Atau
SELECT Judul, Tahun_Terbit
FROM tInfo_Buku
WHERE Tahun_terbit>=(SELECT MAX(Tahun_Terbit) FROM
tInfo_Buku);
Output:
Gambar 2.43: Hasil eksekusi query qrInfoBukuBaru
3) Menampilkan data Judul dan Tahun Terbit, dengan
membandingkan Tahun Terbit buku tertentu dengan semua Tahun
Terbit yang lain, yang ditampilkan SELAIN TAHUN TERBIT TERKECIL
(selain 2009), kemudian simpan dengan nama
“qrInfoBukuMoreANY”.
SELECT Judul, Tahun_Terbit
FROM tInfo_Buku
WHERE Tahun_Terbit>ANY(SELECT Tahun_terbit FROM
tInfo_Buku);
Output:
Gambar 2.44: Hasil eksekusi query qrInfoBukuMoreANY
(Menampilkan data SELAIN TAHUN TERBIT TERKECIL)
4) Menampilkan data Judul dan tahun Terbit, dengan
membandingkan tahun terbit buku tertentu dengan semua tahun
terbit yang lain, yang ditampilkan SELAIN TAHUN TERBIT TERBESAR
(selain 2014), kemudian simpan dengan nama
“qrInfoBukuLessANY”.
SELECT Judul, Tahun_Terbit
FROM tInfo_Buku
WHERE Tahun_Terbit<ANY(SELECT Tahun_terbit FROM
tInfo_Buku);
Output:
Gambar 2.45: Hasil eksekusi query qrInfoBukuLessANY
(Menampilkan data SELAIN TAHUN TERBIT TERBESAR)
5) Menampilkan data Kode dan Nama dari tabel tPengarang yang
kode pengarang ini ada di dalam tabel tInfo_Buku, kemudian
simpan dengan nama “qrPengarangExist”.
SELECT Kode, Nama
FROM tPengarang
WHERE EXISTS(SELECT * FROM tInfo_Buku WHERE Kode =
tInfo_Buku.Kode);
Atau
SELECT Kode, Nama
FROM tPengarang
WHERE Kode IN (SELECT Kode_Pengarang FROM tInfo_Buku);
Output:
Gambar 2.46: Hasil eksekusi query qrPengarangExist
2.7.3 Penerapan SQL pada Multi Tabel
1) Menampilkan informasi Judul beserta Penerbitnya yang berasal dari
penggabungan dua tabel (tPenerbit dan tInfo_Buku) dengan
kondisi data Kode_Penerbit dari kedua tabel tadi sama.
SELECT a.ISBN, a.Judul, b.Nama as Penerbit
FROM tPenerbit b INNER JOIN tInfo_Buku a
ON b.Kode = a.Kode_Penerbit;
Output:
Gambar 2.47: Hasil eksekusi query qrInnerBukuPenerbit
2) Menampilkan data Judul, ISBN, Pengarang, Penerbit, dan Tahun
Terbit yang berasal dari penggabungan tiga tabel (tPenerbit,
tPengarang dan tInfo_Buku) dengan kondisi data pada kolom
tPenerbit.Kode sama dengan data pada kolom
tInfo_Buku.Kode_Penerbit, dan kolom
tInfo_Buku.Kode_Pengarang sama dengan pada kolom
tPengarang.Kode, kemudian simpan dengan nama
“qrInnerBukuPengarangPenerbit”.
SELECT a.Judul, a.ISBN, b.Nama as Pengarang, c.Nama
as Penerbit, a.Tahun_Terbit
FROM tPengarang b INNER JOIN (tPenerbit c INNER JOIN
tInfo_buku a ON c.Kode = a.Kode_Penerbit) ON b.Kode =
a.Kode_Pengarang
ORDER BY b.Nama;
Output:
Gambar 2.48: Hasil eksekusi query qrInnerBukuPengarangPenerbit
3) Menampilkan data Judul, ISBN dan Penerbit yang berasal dari
penggabungan dua tabel (tabel tPenerbit dan tInfo_Buku) dengan
metode LEFT JOIN. Metode ini akan menampilkan seluruh data
yang ada pada LEFT TABLE (tabel tPenerbit) meskipun TIDAK ADA
di RIGHT TABLE (tabel tInfo_Buku). Simpan query ini dengan nama
“qrBukuPenerbitLeftJoin”.
SELECT a.Judul, a.ISBN, b.Nama as Penerbit
FROM tPenerbit b
LEFT JOIN tInfo_Buku a ON b.Kode=a.Kode_Penerbit
ORDER BY a.Judul
Output:
Gambar 2.49: Hasil eksekusi query qrBukuPenerbitLeftJoin
4) Menampilkan data Judul, ISBN dan Penerbit yang berasal dari
penggabungan dua tabel (tabel tPenerbit dan tInfo_Buku) dengan
metode RIGHT JOIN. Metode ini akan menampilkan seluruh data
yang ada pada RIGHT TABLE (tabel tInfo_Buku) meskipun TIDAK
ADA di LEFT TABLE (tabel tPenerbit). Simpan query ini dengan
nama “qrBukuPenerbitRightJoin”.
SELECT a.Judul, a.ISBN, b.Nama as Penerbit
FROM tPenerbit b
RIGHT JOIN tInfo_Buku a ON b.Kode=a.Kode_Penerbit
ORDER BY a.Judul
Output:
Gambar 2.50: Hasil eksekusi query qrBukuPenerbitRightJoin
Gambar 2.51 berikut ini merupakan daftar tabel dan query yang
telah dibuat. Anda tidak perlu mengikuti materi dengan mengetik ulang
satu per satu, Anda dapat memanfaatkan file latihan yang ada di dalam
CD Penyerta buku ini, tepatnya di dalam file “dbperpus.accdb”.
Gambar 2.51: Daftar (a) tabel dan (b) query yang telah dibuat
Membuat Form dan
Laporan dengan Microsoft
Access
Dalam Access, form dipakai untuk memudahkan
pengguna dalam melakukan pengolahan data, seperti: penyisipan
(insert), pengubahan atau perbaharuan (update), penghapusan
(delete) data, dan mengontrol alur aplikasi (application flow).
Sama dengan tabel dan query, terdapat beberapa cara untuk
membuat form, di antaranya yaitu :
a. Create form in Design view, memungkinkan membuat
form sesuai keinginan, yaitu dengan memasang beberapa
komponen yang diinginkan secara manual sesuai
kebutuhan. Cara ini relatif rumit dan memerlukan banyak
proses.
b. Create form by using wizard, memungkinkan membuat
form dengan cepat. Dengan cara ini, Anda cukup
melakukan pemilihan nama tabel yang ingin akan diolah
memakai form, kemudian memilih kolom mana saja
yang perlu ditampilkan pada form.
Report dalam Access dipakai untuk membuat laporan.
Laporan merupakan representasi dari hasil pengolahan data dari
tabel dan/ query yang telah dibuat. Sama dengan form, report
juga bisa dibuat dalam 2 cara, yaitu Design View dan Wizard. Kita
akan membuat laporan dengan wizard. Misalkan laporan yang
diinginkan yaitu daftar anggota perpustakaan.
3.2 Membuat Form
Dalam hal ini, akan dibuat form memakai cara wizard.
Misalkan form untuk anggota perpustakaan. Berikut yaitu
langkah pembuatan form pada Microsoft Access:
1) Akses menu tab Create, pilih ikon tombol [More Forms], pilih
menu tombol [Form Wizard].
Gambar 3.1: Menu untuk membuat form
2) Setelah tampil kotak dialog pemilihan kolom dari tabel (atau
queries) yang diinginkan. Tabel atau queries bisa dipilih lebih
dari satu.
Gambar 3.2: Kotak dialog pemilihan field
3) Pilih tAnggota dan pilih kolom-kolom yang ingin ditampilkan
pada form. Jika dipilih semua, klik tombol .
Gambar 3.3: Kotak dialog pemilihan field (field sudah dipilih)
4) Klik tombol [Next], maka akan ditampilkan kotak dialog layout
form, pilih opsi Columnar (untuk opsi yang lain bisa dicoba
sendiri).
Gambar 3.4: Kotak dialog layout form
5) Klik tombol [Next], maka akan ditampilkan kotak dialog style
form dan pilih salah satu style, misalkan International.
Gambar 3.5: Kotak dialog style form
6) Klik tombol [Next], maka akan ditampilkan kotak dialog title
form. Misalkan kita masukkan Form Data Anggota.
Gambar 3.6: Kotak dialog title form
7) Setelah tombol [Finish] diklik, maka akan ditampilkan Form
Anggota Perpustakaan seperti Gambar 3.7 berikut ini.
Gambar 3.7: Form Anggota Perpustakaan
Jika diperhatikan, pada kolom Kode_Prodi, pengguna
mungkin masih kesulitan untuk mengisinya, karena harus
mengingat Kode Prodi Anggota yang bersangkutan. Kolom
Kode_Prodi dapat diubah sedemikian rupa agar Form Data
Anggota lebih nyaman dioperasikan (user friendly).
3.2.1 Mengubah Text Box Menjadi Combo Box
Dalam hal ini akan dirapikan tampilannya dan juga kolom
Kode_Prodi akan diubah menjadi Combo Box yang berisi data dari
tabel Prodi. Berikut yaitu langkah-langkahnya :
1) Klik kanan bagian header Form Anggota Perpustakaan dan
pilih menu Design View.
Gambar 3.8: Mengakses Form dalam format design view
2) Setelah tampilan form dalam format desaign view, ubah
caption No_Anggota (menjadi No. Anggota), Jenis_Kelamin
(menjadi Jenis Kelamin), dan Kode_Prodi (menjadi Program
Studi).
Gambar 3.9: Perubahan caption Form Anggota Perpustakaan
3) Klik kanan komponen text box Kode_Prodi, kemudian pilih
Change To > Combo Box.
Gambar 3.10: Menu Change To | Combo Box
4) Gambar 3.11 menunjukkan hasil perubahan komponen text
box Kode_Prodi menjadi komponen combo box.
Gambar 3.11: Perubahan menjadi Combo Box
5) Langkah selanjutnya yaitu melakukan klik kanan ke
komponen Kode_Prodi | Properties. Maka akan ditampilkan
Jendela Properti Combo Box seperti Gambar 3.12 berikut ini.
Gambar 3.12: Properti komponen combo box Kode_Prodi
6) Masukkan nilai “Kode_Prodi” untuk kolom Control Source,
“2” (dua) untuk kolom Column Count dan klik kolom Row
Source, maka akan ditampilkan kotak dialog Show Table.
Gambar 3.13: Kotak dialog Show Table
7) Pilih tabel tProdi, klik tombol [Add], kemudian klik tombol
[Close]. Setelah tampil jendela Query Builder, lakukan
langkah seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.14.
Gambar 3.14: Jendela Query Builder
8) Klik tombol pada bagian kiri-atas Access dan klik tombol
Close (kotak silang pojok kanan atas) jendela Query Builder.
9) Klik tombol Close (kotak silang pojok kanan atas ) Form
Anggota Perpustakaan. Jika tidak terjadi kesalahan, maka
akan ditampilkan kembali jendela Property komponen combo
box Kode_Prodi seperti Gambar 3.15 berikut ini.
Gambar 3.15: Jendela Property komponen text box Kode_Prodi
10) Gambar 3.16 menunjukkan hasil perubahan Form Anggota
Perpustakaan. Dapat dilihat bahwa, pada kolom Kode_Prodi,
selain Kode_Prodi juga ditampilkan Nama_Prodi sesuai kode,
sehingga pengoperasiannya menjadi lebih nyaman.
Gambar 3.16: Form Anggota Perpustakaan Setelah Perubahan
3.2.2 Mengubah Text Box Menjadi Option Group
Langkah selanjutnya yaitu mengubah komponen text box
Jenis_Kelamin menjadi komponen option group. Langkah awal
yang perlu dilakukan yaitu kembali ke format design view (lihat
lagi Gambar 3.8), kemudian ikuti langkah-langkah berikut ini:
1) Hapus komponen label dan text box Jenis_Kelamin sehingga
tampilannya menjadi seperti Gambar 3.17.
Gambar 3.17: Form Anggota Perpustakaan Tanpa Kolom Jenis
Kelamin
2) Tambahkan komponen option group ke dalam form. Caranya,
akses tab menu Design dan klik komponen option group.
Gambar 3.18: Komponen option group pada tab menu Design
3) Tekan dan tahan (drag) komponen option group ke bagian
bawah form (di bawah komponen text box Kode_Prodi)
sehingga membentuk persegi panjang.
4) Setelah muncul kotak dialog Option Group Wizard (OGW),
masukkan nama label ke dalam kolom yang tersedia, dalam
hal ini “Laki-laki” dan “Perempuan”. Klik tombol [Next] untuk
melanjutkan.
Gambar 3.19: Proses tambah komponen option group ke dalam
form
5) Setelah muncul kotak dialog OGW: Default Choice, pilih opsi
“Yes, the default choice is:” dan pilih opsi “Laki-laki”. Klik
tombol [Next] untuk melanjutkan.
Gambar 3.20: Kotak dialog OGW: Default Choice
6) Setelah muncul kotak dialog OGW: Value of Option, isi 1
(satu) untuk opsi “Laki-laki” dan 0 (nol) untuk “Perempuan”.
Klik tombol [Next] untuk melanjutkan.
Gambar 3.21: Kotak dialog OGW: Value of Option
7) Setelah muncul kotak dialog OGW: Save or Store, pilih opsi
“Store the value in this field:” dan pilih opsi kolom
“Jenis_Kelamin”. Klik tombol [Next] untuk melanjutkan.
Gambar 3.22: Kotak dialog OGW: Save or Store
8) Setelah muncul kotak dialog OGW: Type and Style of Control,
pilih opsi “Option buttons” untuk tipe, dan pilih opsi “Etched”
untuk style. Klik tombol [Next] untuk melanjutkan.
Gambar 3.23: Kotak dialog OGW: Save or Style of Control
9) Setelah muncul kotak dialog OGW: Caption of Option Group,
ketik “Jenis Kelamin. Klik tombol [Finish] untuk mengakhiri.
Gambar 3.24: Kotak dialog OGW: Caption of Option Group
10) Gambar 3.25 menunjukkan komponen option group dalam
Form Anggota Perpustakaan.
Gambar 3.25: Komponen option group dalam form
11) Langkah selanjutnya yaitu menaruh komponen option group
di bawah komponen text box Alamat. Caranya, pilih
komponen text box Angkatan dan Kode_Prodi, akses tab
menu Arrange dan klik ikon tombol Remove. Tujuannya agar
kedua komponen text box ini bisa digeser ke bawah.
Perhatikan ilustrasinya pada Gambar 3.26.
Gambar 3.26: Proses menggeser text box Angkatan dan
Kode_Prodi
12) Langkah selanjutnya yaitu menggeser komponen option
group ke atas (di bawah text box Alamat). Perhatikan
ilustrasinya pada Gambar 3.27.
Gambar 3.27: Proses menggeser option group ke atas
13) Agar lebih serasi, hapus teks “Jenis Kelamin” pada komponen
option group, kemudian tambahkan komponen label dan beri
caption “Jenis Kelamin.
Gambar 3.28: Proses menambahkan komponen label
14) Terakhir, kecilkan dan atur komponen option group sehingga
menjadi rapi seperti Gambar 3.29.
Gambar 3.29: Tampilan akhir Form Anggota Perpustakaan
Dengan cara yang sama, Anda dapat membuat form untuk
tabel lainnya (selain tAnggota). Selamat mencoba!
3.3 Membuat Report
Pada bagian ini akan dibahas cara membuat laporan
dengan wizard. Misalkan laporan yang diinginkan yaitu Laporan
Sirkulasi Perpustakaan yang ditampilkan berdasar data
Anggota. Berikut yaitu langkah-langkahnya:
Gambar 3.30: Ikon tombol Report Wizard
1) Dari tab menu Create, klik ikon tombol Report Wizard pada
Gambar 3.30, maka akan ditampilkan kotak dialog pemilihan
kolom-kolom dari satu atau banyak tabel seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 3.31. Karena laporan ini melibatkan
seluruh tabel yang ada, maka perlu dengan urut dan teliti
dalam memilih kolom-kolom yang akan ditampilkan sebagai
laporan. Pertama, pilih tabel tSirkulasi (No_Anggota) dan
tAnggota (Nama, Alamat, Angkatan).
Gambar 3.31: Pemilihan kolom pada tabel tSirkulasi dan tAnggota
2) Berikutnya, pilih tabel tProdi (Nama_Prodi) dan tSirkulasi
(Kode_Buku).
Gambar 3.32: Pemilihan kolom pada tabel tProdi dan tSirkulasi
3) Selanjutnya, pilih tabel tInfo_Buku (Judul) dan tPengarang
(Nama).
Gambar 3.33: Pemilihan kolom pada tabel tInfo_Buku dan
tPengarang
4) Terakhir, pilih tabel tPenerbit (Nama) dan tSirkulasi
(Tgl_Pinjam, Tgl_Harus_Kembali, Tgl_Kembali, Denda).
Gambar 3.34: Pemilihan kolom pada tabel tPenerbit dan tSirkulasi
5) Klik tombol [Next], maka akan ditampilkan jendela
pengegrupan berdasar tabel tertentu, dalam hal ini kita
pilih by tAnggota (lihat Gambar 3.35).
Gambar 3.35: Jendela Report Wizard: Group By the Table
6) Klik tombol Next, maka akan ditampilkan jendela tambahan
pengegrupan berdasar kolom tertentu, biarkan saja dan
klik tombol [Next].
Gambar 3.36: Jendela Report Wizard: Group By the Field
7) Klik tombol [Next], maka akan ditampilkan jendela
pengurutan berdasar kolom tertentu, misalkan
Tgl_Harus_Kembali, No_Anggota, dan Judul.
Gambar 3.37: Jendela Report Wizard: Order By the Field
8) Klik tombol Next, maka akan ditampilkan jendela layout
laporan, pilih Stepped dan Portrait, serta beri tanda centang
opsi Adjust the field width so all fields fit on a page.
Gambar 3.38: Jendela Report Wizard: Layout and Orientation
9) Kemudian klik tombol [Next], maka akan ditampilkan jendela
style laporan, misalkan kita pilih Northwind.
Gambar 3.39: Jendela Report Wizard: Style
10) Klik tombol [Next], maka akan ditampilkan jendela untuk
menentukan judul laporan, ketik “Laporan Sirkulasi
Perpustakaan”. Karena masih akan diedit/rapikan, pilih opsi
Modify the report’s design dan klik tombol [Finish] untuk
mengakhiri.
Gambar 3.40: Jendela Report Wizard: Title
11) Gambar 3.41 berikut ini merupakan halaman desain Laporan
Sirkulasi Perpustakaan.
Gambar 3.41: Halaman desain Laporan Sirkulasi Perpustakaan
12) Lakukan modifikasi sesuai selera sehingga Laporan Sirkulasi
Perpustakaan semakin rapi dan layak disajikan, misalkan
seperti Gambar 3.42.
Gambar 3.42: Halaman desain akhir Laporan Sirkulasi
Perpustakaan
13) Gambar 3.43 berikut ini merupakan halaman Laporan
Sirkulasi Perpustakaan.
Gambar 3.43: Potongan halaman Laporan Sirkulasi Perpustakaan
Demikian materi pembuatan report dalam Access, untuk
halaman laporan lainnya, Anda dapat bereksperimen sendiri.
Instalasi Microsoft SQL
Server dan Konfigurasinya
Pada bab ini akan dibahas langkah-langkah instalasi Microsoft
SQL Server (selanjutnya disebut SQL Server) dan konfigurasinya,
termasuk konfigurasi firewall yang berhubungan dengan pengaksesan
port. Di buku ini akan dipakai Microsoft SQL Server 20
0 Komentar